1. Pengertian Sistem Subjek Sistem subjek yakni sistem penyimpanan dan reka cipta kembali pertinggal nan disusunberdasarkan pengelompokan stempel kelainan/subjek pada isi tembusan. Intern mengelola pertinggal pribadi kita pula bisa menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tataran. Ada manuskrip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, tembusan tentang ijazah, akte kelahiran, dan tidak-tidak. 2. Fungsi sistem subjek dan Kelemahan sistem subjek Kelebihan sistem subjek mudah berburu keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui. boleh dikembangkan dengan lain terbatasnya judul dan susunannya. Kelemahan sistem subjek sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang dempang sama sedangkan berlainan satu sama sekata untuk bermacam varietas surat. 3. Daftar Klasifikasi Subjek Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar nan berisi tentang pengelompokan pertinggal berdasarkanmasalah-masalah, secara berstruktur dan logis, serta disusun bertajuk dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi seumpama kode. Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah bak berikut 1. Agar istilah yang digunakan untuk kategorisasi pertinggal dapat dibuat tetap dan seragam 2. Semua sahifah nan bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berkembar. 3. Mengasongkan agar piagam secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan pun dan dikembalikan ke ajang sediakala. Intern merumuskan daftar klasifikasi subjek, problem-masalah nan ada dibagi menjadi sejumlah tangga, yaitu misal berikut. Tingkat I masalah utama masalah nan paling luas Tingkat II sub masalah problem yang lebih kecil dari masalah utama Tingkat III sub-sub masalah masalah yang lebih kecil dari sub masalah Ki kesulitan Terdepan Masalah Sub Kelainan Kp Kepegawaian Cuti a. Perlop Melahirkan b. Cuti Nyeri c. Cuti Tahunan Mutasi a. Kenaikan golongan b. Masa kerja c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas e. Jabatan Masalah Utama Ki kesulitan Sub Masalah Kp Kepegawaian Cuti Alih tugas bagi instansi yang ira lingkupnya luas, dapat memperalat daftar klasifikasi subjek sampai 3 jenjang atau makin, sedangkan instansi yang latar kerjanya kecil cukup memperalat satu atau dua tingkatan namun. Adapun daftar klasifikasi subjek dibagi menjadi 2, yaitu andai berikut 1. Daftar Klasifikasi Subjek Standar Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar masyarakat di tingkat sejagat. Daftar standar ini banyak dipergunakan bikin memilah persendian di persuratan dan penggolongan penyimpanan sahifah. Tembusan-arsip yang memiliki masalah subjek yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci moga lokasi penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, di nasional tembusan suatu Negara. Alasan pemakaian daftar standar pemanfaatan daftar tolok ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi lakukan suatu instansi yang mempergunakansistem subjek, penggunaan daftar barometer ini rendah tepat karena setiap instansi punya kegiatan di parasan tertentu dan terbatas. Ada beberapa daftar klasifikasi subjek patokan yang pas banyak digunakan secara internasional, yaitu DDC Dewey Decimal Clasification; UDC Universal Decimal Clasification; LC Library of Congress Clasification. DDC membagi subjeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC memberi subjeknya ke n domestik 20 kelas utama. Ketiga diversifikasi klasifikasi itu membagi subjeknya beralaskan pembagian ilmu pengetahuan. Oleh karena itu ketiganya sepakat dipergunakan untuk mengelompokkan koleksi buku di persuratan. Sebagai contoh, diambilkan pembagian kelas berpangkal DDC yang sebenarnya setimbang dengan pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan maka dari itu pendiri DDC, yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan menjadi sepuluh kelas utama sama dengan berikut. 000 Mahajana 100 Filsafat 200 Agama 300 Ilmu Sosial 400 Bahasa 500 Ilmu Zakiah 600 Ilmu Terapan 700 Kesenian 800 Kesusastraan 900 Sejarah dan Geologi. Notasi DDC adalah angka decimal, misalnya lakukan Filsafat berkisar antara 100–199. Kelas utama dibagi sekali lagi ke dalam 10 kelas kedua devisi. Kelas kedua dibagi pun internal 10 kelas bawah ketiga seksi. Misalnya, 600 merupakan Hobatan Terapan, 630 adalah Pertanian, 631 adalah Teknik dan Alat Persawahan, adalah Perlengkapan Pertanian, 631,31 adalah Mesin Pengerjaan Persil, 631,312 adalah Bajak. Notasi atau nomor klasifikasi bikin menentukan letak sasaran di tempat penyimpanan. Perpustakaan atau arsip kewarganegaraan yang punya pusparagam intern kuantitas ki akbar dan mencangam 10 bidang ilmu pengetahuan, niscaya tepat untuk menggunakan sistem subjek DDC maupun UDC. Sekiranya 10 kelas utama tersebut masih sedikit terperinci, maka bagan LC nan terdiri atas 20 papan bawah utama dapat digunakan. Lakukan arsip kantor pemerintah daerah penggunaan UDC tampaknya tidak cocok karena tiga hal berikut 1. Surat pemerintah kewedanan hanya mencakup subjek-subjek administrasi negara yang di internal DDC maupun UDC tetapi mencakup nomor 350 sehingga nomor yang dipakai akan terdiri atas digit yang banyak. 2. Notasi UDC sukar digunakan sebagai tanda pengenal inskripsi dan lokasinya. 3. Petugas arsip harus memperoleh pendidikan partikular, sementara itu jumlah petugas kopi nisbi banyak. Bikin pengelolaan arsip, bagan subjek yang lewat seia dipergunakan adalah bagan klasifikasisubjek buatan sendiri. Takdirnya cak bagi tata salinan nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi kriteria seperti DDC, UDC dan LC dapat digunakan. 4. Daftar Klasifikasi Subjek Imitasi Koteng Kaidah yang terbaik privat penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap jawatan tidaklah selevel. Daftar imitasi sendiri lebih semupakat dengan kebutuhan dan harapan kantor per. Ada beberapa cara membuat daftar klasifikasi merupakan umpama berikut 1. mengingat-ingat setiap isi perihal tindasan yang diterima secara satu-satu suatu di dalam suatu buku tulis. Daftar itu kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama pas diambil suatu untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih cak bagi daftar subjek hendaklah menetapi persyaratan 1. nomina atau yang dibendakan 2. sesanggup boleh jadi terdiri atas satu pengenalan 3. pengertiannya jelas satu komplikasi maupun subjek. 4. mengumpulkan semua masalah yang terserah plong seluruh instansi. Fungsi dan tugas masing-masing unit kerja telah jelas maka istilah subjek boleh diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya, Personalia sebagaisubjek pertama, kemudian Kesejahteraan perumpamaan subjek kedua, dan Perlop sebagai subjek ketiga, dan seterusnya. Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut 1. Daftar Klasifikasi Subjek Bersih Daftar subjek bersih adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode notasi dan disusun menurut urutan aksara. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua kaidah urutan abjad, merupakan urutan fonem kamus dan pujuk fonem ensiklopedia 1. Urutan abjad kamus yaitu urutan abc dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti sreg susunan kamus, sonder menyibuk hubunganhubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya. 2. Bujuk fonem ensiklopedia adalah urutan fonem berdasarkan istilah berpokok kelompok nan jenjangnya setingkat, yaitu setingkat dengan tingkatantingkatan tiap-tiap kelompok sama dengan yang biasa digunakan plong interelasi eksiklopedia. Lengkap sa-puan lambang bunyi kamus Bonus Cuti Gaji Azab Kebugaran Kesejahteraan Keuangan Koperasi Kredit Lamaran Mutasi Pajak Hierarki Pendidikan Pengadaan Pegawai Pengangkatan Pensiun Percobaan Personalia Seleksi Abjad Ensiklopedis adalah pujuk abjad bersendikan istilah bersumber kelompok nan jenjangnya setingkat, sesuai dengan strata masing-masing kelompok istilah seperti yang biasa dipergunakan lega susunan ensiklopedis. Model Aksara ensiklopedis Keuangan Skor Pajak Personalia Kesejahteraan Bonus Cuti Gaji Kebugaran Koperasi Purnakarya Mutasi Hukuman Jenjang Pengangkatan Pendidikan Pengadaan Pegawai Lamaran Percobaan Penyortiran 3. Daftar Klasifikasi Subjek Berkode Daftar subjek berkode adalah daftar nan berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau biasa juga disebut notasi yaitu nama pengenal identitas dari sesuatu istilah subjek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah 1. bagi melincirkan mengarifi kerubungan pecah sesuatu subjek 2. untuk memudahkan penentuan lokasi dan urutan-urutan penyimpanan alamat-bahan semenjak subjekbersangkutan. Kegunaan kode yang keladak lebih ditujukan kepada penggunaan koleksi perpustakaan, rakberdasarkan kode yang ditempelkan sreg punggung buku. Untuk arsip yang banyak, seperti mana Arsip Nasional atau Resep Arsip suatu instansi, kode memang terlampau diperlukan untuk menentukan lokasi dan kronologi penyimpanan. Sementara itu, kerjakan surat-arsip di bagian atau unit suatu instansi pengikutan kode pada istilah subjek agaknya tidaklah diperlukan bermartabat, bahkan bisa menyulitkan petugas dalam menghafaz kode untuk mengetahui lokasi arsip. Persyaratan bagi teladan kode nan dipilih adalah 2. mudah dipahami dan diingat 4. sederhana dalam penulisan. Penulisan kode bisa dilakukan dengan cara 1. angka Arab, misalnya 1,2,3 2. angka Romawi misalnya I, II, III 3. skor desimal misalnya 00, 11, 4. angka Duplex misalnya 1-3, 7-10, 11-13. 1. fonem besar seperti A, B, C 2. fonem katai sama dengan a, b, c, d 3. gabungan fonem AA, AB, ac, ad, Ac 4. kependekakan seperti KU keuangan, KP kepegawaian, PL perlengkapan. 5. Kode gabungan skor dan abc atau huruf dan angka, misalnya Salah satu contoh berpokok daftar subjek berkode dicantumkan berikut ini, nan diambil sebagian dari Daftar Klasifikasi Kearsipan Dep. Internal Negeri RI. 000 Publik 020 Peralatan 021 Peranti Tulis 022 Mesin kantor 100 Rezim 110 Pemerintahan Sendi 111 Presiden 112 Konsul Presiden 190 Hubungan Luar Negeri 191 Badal luar 195 PBB 200 Politik 200 Kebijakan 202 Orde Baru Kode yang mewakili kelas bawah masalah senyatanya sudah layak memadai bagi penyimpanan dan rakitan kembali salinan. Jika lakukan keperluan idiosinkratis terutama cak bagi kecermatan dan ketepatan lebih lanjut, komplikasi atau subjek dapat diteruskan dengan komplemen kode seperti bentuk penyajian, wilayah, dan komponen. Rangka penyajian membujur tambahan kode seperti contoh berikut ini. –01 Laporan –02 Statistik –03 Seminar, Lokakarya –04 Peraturan Perundang-invitasi –05 Penelitian –06 Pendidikan –07 Perencanaan –08 Panitia –09 Ceramah Contoh kode subjek nan mempergunakan pelengkap bentuk penyajian. 480 Kendaraan Massa –03 Sanggar kegiatan Lokakarya Alat angkut Komposit Buat melengkapi masalah dengan area maka kode masalah dapat ditambah dengan kode kawasan sebagai berikut. –1 Pusat –2 Sumatra –21 Aceh –22 Sumatra Utara –23– –3 Jawa –31 DKI Jakarta –32 Jawa Barat –33 — –4 Kalimantan –41 Kalimantan Barat –42 Kalimantan Tengah –43 — –5 Sulawesi –51 Sulawesi Lor –52 Sulawesi perdua –53 – Kode ki kesulitan boleh juga ditambah dengan kode singkatan nama instansi sebagaimana contoh berikut. –IJ Inspektorat Jenderal –SJ Sekretaris Jenderal –SP Direktorat Jenderal Sosial Politik dan seterusnya. Contoh kode subjek yang disertai makanya kode singkatan logo instansi. 700 Penapisan –SJ Tata usaha Jenderal 700-SJ Pengawasan di Kepaniteraan Jenderal Dari pembehasan di atas, jelas bahwa teoretis klasifikasi dan kode nan akan diterapkan sebaiknya adalah buatan sendiri sehingga akan sesuai dengan kebutuhan arsip instansi bersangkutan 6. Varietas-jenis peralatan dan organ dalam sistem subjek Kebutuhan filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. suatu laci fillng cabinet dapat memuat satu komplikasi utama. Jika kelainan terdepan terserah 10, maka diperlukan 10 laci 3 filling cabinet 4 laci . Dapat juga satu laci bagi memuat satu sub komplikasi. Sekiranya satu laci memuat satu komplikasi utama, maka kuantitas guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub kebobrokan, ditambah dengan sub-sub masalah. Kalau satu laci memuat suatu sub masalah, maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub-sub masalah. Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak kuantitas sub-sub masalah, ataupun sebanyak total penyakit yang ada lega tingkatan keladak. Setiap satu jenis surat keadaan sahifah dibuatkan suatu kartu indeksnya. Jadi, semua sertifikat yang disimpan mempunyai kartu penanda. Tak semua piagam yang disimpan dibuat karcis angkat tangan silang. Tetapi namun pertinggal surat yang berisikan bertambah berasal satu ki aib, baru dibuatkan tunjuk silang. Diperlukan untuk menyortir sahifah berlandaskan subjek. Jumlah subjek yang suka-suka dapat dijadikan bawah untuk menentukan berapa banyak perlengkapan sortir yang digunakan. Digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berlandaskan abjad. 8. Prosedur penyimpanan arsip Langkah-langkah menyimpan akta sistem subjek pada dasarnya setinggi dengan sistem-sistemyang tidak, yaitu sebagai berikut. 1. menyelidiki tanda pelepas Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip mutakadim selesai diproses ataupun belum, dengan melihat tanda-logo perintah surat disimpan. Plong momen mengusut petugas berbarengan menentukan subjek surat tersebut. Contoh Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani mengenai cuti sakit. Berjasa surat tersebut subjeknya merupakan Cuti Remai. 2. mengindeks Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan dokumen dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. 3. mengode Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Kalau daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa abjad atau angka, maka kode yang ditulis pada tembusan adalah kode huruf atau skor tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis merupakan logo subjeknya. Kode subjek nan ditulis yakni tanda/nomorsubjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling. 4. menyortir Surat-surat yang punya kode yang proporsional dikelompokan menjadi satu. Apabila inskripsi hanya suatu, maka tidak mesti disortir. 5. mengedrop Inskripsi-inskripsi ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. ideal surat sakit semenjak ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di internal hangin folder Vakansi sakit. Goresan sebelum dokumen ditempatkan secara permanen lega tempat penyimpanan, jangan lupa bagi takhlik tiket indeks terlebih dahulu. 6. Prosedur penemuan kembali Langkah-lanhkah menemukan arsip privat sistem subjek adalah laksana berikut 1. tentukan subjek arsip nan dicari contoh bapak anwar kepingin mencari dokumen akan halnya SPT surat deklarasi pajak tahun 2008. Maka dari itu karena itu, afifah andai arsiparis menentukan subjek tembusan tersebut, yaitu SPT 2. menentukan penanda subjek salinan kemudian diindeks dengan pendirian mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek contoh kepegawaian vakansi liburan bersalin kelepasan guncangan cuti tahunan keuangan kredit pajak PBB PPh PPn Berati surat tersebut indeksnya PPh – Pajak – Keuangan. contoh surat tersebut kodenya PPh 4. mencari arsip pada panggung penyimpanan contoh arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di dalam hanging folder berkode PPh 5. mengambil arsip pada arena penyimpanan ambillaharsip tersebut dan tukar dengan sutra pinjam arsip makao 1 6. mengambil arsip jika memang benar surat yang dicari arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam surat lembar 2 7. memasrahkan arsip lega peminjam jika lain mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui logo individu / perusahaan bagaikan identitas surat yang dicari. Cak bagi demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan semata-mata dalam hal ini perlu radas bantu, ialah kartu indeks. Berikut langkah nan dapat dilakukan jikalau arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya 1. tentukan nama anak adam/jasmani/perusahaan andai identitas piagam contoh andika ingin mencari tindasan atas cap gunawan wubisono, tetapi dia bukan mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian identitas surat tersebut yakni gunawan wibisono. 2. indekslah nama tersebut contoh penanda jenama berasal gunawan wibisono adalah, wibisono, gunawan 3. tentukan kodenya, yaitu Wi 4. carilah kartu indeks plong laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi. 5. Lihatlah kode surat yang tersurat pada kartu indeks. 6. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek 7. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti. 8. Ambil kopi tersebut seandainya memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan utas sanggam arsip lembar 1 9. Serahkan sertifikat plong tertagih beerikut lembar pinjam arsip sutra 2 10. Simpan sutra sanggam dokumen lembar 3 pada tickler file. Moga BERMANFAAT;